ESSERE IN CONTATTO
Un’amministrazione creativa
Non solo file Excel e software gestionali: essere amministrativa prevede skill che si ritrovano inaspettatamente in molti altri ruoli di agenzia.
Non solo file Excel e software gestionali: essere amministrativa prevede skills che si ritrovano inaspettatamente in molti altri ruoli di agenzia.
Il ruolo dell’amministrativo è spesso un ruolo di sfondo: si sa che c’è (altrimenti sono dolori) ma tra i ruoli di agenzia hanno di sicuro più fama figure più intriganti e decisamente più “pop”: account, copy, art director… Il sistema di catalogazione dei documenti non è affascinante come la copy per la prossima campagna per il Black Friday.
C’è da dire però che il mio lavoro contribuisce a tenere insieme una grande macchina fatta di ingranaggi complessi. Il mio lavoro, detta semplice, è provvedere alla gestione di molti aspetti burocratici che riguardano i colleghi e l’agenzia, e allo stesso tempo tenere in ordine fatture, scadenziari e pagamenti.
Durante uno degli ultimi TOAST! mi è capitato di spiegare con calma e nello specifico in cosa consiste il mio lavoro, e in quell’occasione mi sono chiesta come avrei potuto rendere più familiare una professione che sembra fatta solo di Excel e software gestionali.
Spoiler: forse il mio lavoro non è così lontano da quello dei miei colleghi, creativi e tecnici.
Prima di tutto, in qualche modo faccio quello che fa un art director: provo a tradurre le richieste fantasiose di clienti e di account di progetto, e a dar loro una forma che sia accettabile dai rigidi schemi della contabilità.
Servono codici specifici per inserire le attività che svolgiamo all’interno del nostro gestionale. A cosa servono questi codici? A capire, alla fine dell’anno, come si è distribuito il lavoro dell’agenzia e in quali attività c’è stato più movimento. In generale sono strumenti utili per fare valutazioni e riflessioni sul lavoro svolto da tutti e per prendere delle decisioni in vista del nuovo anno.
Con il ruolo di account ho in comune un aspetto, modestamente: raccolgo e rielaboro le informazioni per stilare un piano strategico di azione. Calendari, scadenze, reminder sono il mio pane quotidiano. I colleghi sanno bene quanto ci tenga alla puntualità nella consegna del famigerato “foglio ore”. Mi è stato detto che ho anche l’anima da commerciale e che a volte provo a fare dell’upselling molto fantasioso.
Sono una grande fan dei sistemi di catalogazione, un po’ come i graphic designer, che diligentemente classificano i vari applicativi che producono ogni giorno: versione A, versione B, web, alta, def, def def, def def ultimo e così via – mi hanno raccontato. Ho un sistema di archiviazione molto dettagliato per nominare file e fatture. Il nostro gestionale dev’essere informato correttamente di tutto, l’archiviazione quasi maniacale permette di non perdere i pezzi e integrare eventuali modifiche che si generano in corso d’opera. È anche un ottimo modo per rintracciare le diverse voci che compongono un progetto: chi ha lavorato come truccatore in quella produzione video di due anni fa, che sarebbe perfetto per la prossima? Ecco qua: nome, cognome, indirizzo, contatti.
Sulla scrivania, poi, tengo sempre un blocchetto di post-it classici (a cui spesso affianco un blocchetto di misura diversa) e provo molta soddisfazione nel collezionare plichi di documenti graffettati e riporli nei rispettivi faldoni.
Ogni giorno devo governare diverse piattaforme, dall’home banking al gestionale, passando per Paypal. Posso dire di avere anche competenze informatiche – non come un IT, ma quasi?
Il mio lavoro non è fatto solo di etichette e di numeri, ma anche di rapporti personali, in particolare con le persone che ricoprono il mio stesso ruolo presso i clienti. Come un community manager, mi prendo cura del rapporto con loro, lo coltivo, parlo a nome dell’agenzia, cerco di offrire ampia collaborazione e anche una spalla, quando serve. Poi – e di questo mi vanto per davvero – ho un profilo TikTok che si chiama Vita da amministrativa, dove faccio dell’ironia sul mio lavoro quotidiano (e non solo). Di seguito un assaggio.
Photo by Erol Ahmed on Unsplash
